Projekte

Hier finden Sie eine Auswahl unserer abgeschlossenen Projekte – von interaktiven Dashboards bis hin zu automatisierten Reporting-Systemen.

Lassen Sie sich inspirieren wie eine optimierte Datenstrategie auch Ihr Unternehmen voranbringen kann.

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Erstellung eines Umsatz-Dashboards mit automatisierter Datenbeladung

Branche: Handwerk
Unternehmensgröße: 30 Mitarbeiter
Technologien: Excel, Power Query, VBA

Herausforderung

Das Unternehmen hatte bis dato keine strukturierte Übersicht über Umsätze, offene Rechnungen / Rechnungsstatus und andere Finanz-Kennzahlen. Es gab lediglich Datenexporte aus verschiedenen Quellsystemen (CRM, Banking etc.), die isoliert voneinander betrachtet aber nicht tiefergehend analysiert und verglichen werden konnten. Somit bestanden drei grundsätzliche Optimierungspunkte:

Reduzierung des manuellen Aufwands
Verknüpfung und Transformation der Daten in die gewünschte Form
Erstellung einer übersichtlichen, filterbaren Darstellung der wichtigsten Kennzahlen

Lösung

Um den manuellen Aufwand zu reduzieren und gleichzeitig die Daten zu transformieren, nutzten wir Power Query. Damit wurden die manuelle Erfassung und Zusammenführung von Daten aus verschiedenen Quellen obsolet. Außerdem wurde ein Dashboard mit den wichtigsten KPIs in Excel aufgebaut.

Über ein Makro (ausführbar mittels eines nutzerfreundlichen Buttons), wird das Dashboard aktualisiert. Durch interaktive Buttons kann es beliebig nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden.

Ergebnis & Mehrwert

Das aufgebaute Dashboard ermöglicht es dem Kunden, stets einen aktuellen Überblick über seine aktuelle Umsatzsituation zu erhalten. Gleichzeitig kann er über die dynamische Filterung jederzeit andere Zeiträume / Kriterien betrachten und somit die aktuellen Zahlen einordnen und daraus abgeleitete Entscheidungen treffen.

Der Aufwand für die Aktualisierung des Dashboards ist dabei minimal. Es ist lediglich notwendig einen Datenexport aus den Quellsystemen herunterzuladen. Im Anschluss muss im Dashboard lediglich ein Button betätigt werden, wodurch eine Abfrage gestartet wird, die nach wenigen Sekunden die neusten Daten in das Dashboard geladen hat.

Der gesamte Prozess für die Aktualisierung liegt bei 1-2 Minuten. Ein vergleichbarer manueller (und fehleranfälliger) Prozess liegt bei ca. 2 Stunden.

Durch das neue System spart der Kunde somit ca. 2 Stunden wöchentliche Arbeitszeit (die Zahlen werden nur wöchentlich aktualisiert), die nun für andere Aufgaben zu Verfügung stehen.

Gleichzeitig bietet die aufgebaute Daten-Pipeline die Möglichkeit für weitere Analysen und ein umfangreicheres Reportingsystem (bspw. auf Basis von Power BI).

Screenshots